Értékesítési pipeline — CRM nélkül
Képzeld el a területi értékesítőt: egész nap az úton van, ügyfélről ügyfélre jár, vizitel, közben be-beesik egy hideghívás. Egész nap rohanásban van. Ideje sincs leülni adminisztrálni. De mutatnék egy elegáns megoldást, ami 2 óra alatt összerakható, mobilon simán megy nekik, neked pedig vezetőként többé nem kell azon pörögnöd este, hogy hány nyitott üzlet van épp nálatok a csőben.
A probléma
Amikor napközben folyton a gázpedált nyomja a sales csapat, az adminisztráció mindig a legutolsó a sorban. Ilyenkor a megszerzett információ ritkán jut el egy központi helyre: nagyrészt post-iteken, a naptár szélére firkálva, vagy puszta emlékezetből tartják észben a dealeket... egészen addig, amíg rá nem kérdezel, hogy "Hogy állunk?" Ilyenkor kezdődik a kapkodás: fejben összerakni az elmúlt napokat egy Excelbe vagy visszagörgetni a naptárt. Ráadásul ha egy csapattagod hirtelen kilép, viheti magával a fejében lévő ügyfél-előéletet is. Természetesen lehet drága CRM rendszereket venni, de te is tudod: amíg a kollégák nap mint nap nem érzik a hasznát, az üresen fog kongani.
Ahogy most megy
Mit kell rögzíteni egy leadről?
Tartsuk annyira egyszerűnek, amilyennek csak lehet — amit egy kolléga két ajtó között rohanva, mobilon bepötyög 2 perc alatt. Ha felesleges adatokkal operálsz, garantáltan senki nem fogja szeretni vagy tölteni az űrlapot.
Cég neve
Kivel tárgyaltunk
Kapcsolattartó
Névvel és email/telefon
Státusz
Megkeresés / Vizit ütemezve / /Vizit megtörtént / Ajánlat kiment / Nyert / Veszett
Következő lépés
Mit kell csinálni és mikor
Várható érték
Nagyságrend elég (pl. 500k Ft)
Megjegyzés
Ami fontos, de nem fér máshova
A legfontosabb: a státusz és a következő lépés esetében előre definiált „legördülő" választólistákat adj, hogy a kolléga csak kattintson, ne gépeljen rajta össze-vissza mindenki mindent.
A megoldás — 3 lépés és egy délután alatt nyoma lesz
Microsoft Forms: A mobil-barát rögzítőfelület
A forms.microsoft.com webhelyen állíts össze egy elegáns űrlapot a fenti hat kérdéssel. A Státusz és Következő lépés kérdéseknél Választós (Choice) elemet pakolj, és add meg az opciókat (pl. Hideg, Kétszer hívtam eddig, Árajánlat is kiment már). Ezután elég elküldened a linket az értékesítőnek egy mondattal: könyvjelzőzd le ezt a böngésződben mobilon. Számára onnantól ennyi az adatrögzítés: nincs app-telepítés, nincs bejelentkezésre várakozás.
Power Automate: Forms válasz bekötése a SharePointra
A make.powerautomate.com oldalon itt is pofonegyszerű összekötni a lépéseket: hozz létre egy automatizált folyamatot, indító triggernek add meg a „Új választ küldtek be" (Forms) opciót. Lépésnek pedig a „Cím létrehozása" (SharePoint) lehetőséget válaszd, és húzkodd be, melyik Forms kérdés hova kerül az adatbázisban. Kész? Igen, ezentúl gépiesen meglesz minden.
SharePoint-lista: Egy letisztult pipeline neked
Neked nem kell kapkodó kérdéseket feltenni. Fogod és rákattintasz a kész SharePoint-listádra (amit közben szűrhetsz például arra, kinek adtunk legutóbb is ajánlatot). Sőt ki is nyerhetsz egy mutatós Power BI riportot belőle az év végére. Az értékesítők meg – ha beérnek az asztalukhoz, vagy hazaérnek – egyszerűen egy kattintással változtathatják a SharePoint listán lévő deal-jeiket egyik státuszból a másikba mindenféle bonyolult művelet nélkül.
Az új folyamat
Az eredmény
Reggel pörgeted a SharePoint-listát, és kapásból látod a nyers valóságot tényekkel, telefonszámokkal, "tegnap hívtam másodjára" kiírásokkal. Eközben az értékesítők sem érzik tortúrának a napot, hiszen a két vizit közti autózás alatt letudták az adminisztrációt. Egyszerű, villámgyors megoldás komoly rálátással az értékesítésre.
Bónusz: automatikus megpöccintés alvó ügyfelekre
Húzd alá egy Power Automate ellenőrző folyamattal a kört! Simán beállítható arra is, hogy havonta egyszer ellenőrizze a SharePoint-listát. Ha például talál egy olyan "Kiküldött árajánlat" státuszú listatagot, amihez már 14 napja nem lett feltöltve semmi, egy automatikus, lejárt határidőt észrevevő értesítéshez hasonlóan küldj a felelős értékesítőnek egy emlékeztetőt a Microsoft Teamsen.
Kapcsolódó tippek
Szigorú CRM helyett vékony, gyors megoldás Microsoft alapokra — és még sok ilyen!
Meglévő Microsoft 365 licenszeidből ilyen csodákat lehet előcsalni a szoftverek szimpla összekötésével drága feliratkozások nélkül. Szeretnéd, ha átnéznénk, hol veszik még el idő a csapatnál adminisztráció miatt?