Automatikus késedelmes számla emlékeztető — Excel + Power Automate + Outlook
Vezetsz egy Excel listát a kimenő számláidról (vagy esetleg automatikusan gyűjtöd be őket), és időnként át kell rágnod magad rajta, hogy kitaláld, ki van csúszásban a fizetéssel? Aztán még meg is kell írnod a felszólító emailt? Mutatom, hogyan rakd össze ezt egyszer, hogy utána ez automatikusan történjen.
🔴 A probléma
Hétfő reggel. Megnyitod az ominózus számla Excelt. Elkezded görgetni, pörgeted a „Fizetési határidő" oszlopot, összehasonlítod a mai dátummal, megnézed a „Státusz" pipákat... És ha megvan a ludas, állhatsz neki megfogalmazni az "Udvarias De Szigorú" felszólító emailt. Ez nem a te dolgod, erre valók a robotok. Arról nem is beszélve, hogy ha elfelejted csekkolni a listát, a végén a te céged nem fizet neked.
graph TD
subgraph TE["🧑 Te csinálod minden héten"]
direction TB
A["📊 Megnyitod
az Excel táblát"]
A --> B["👀 Soronként végignézed
a határidőket"]
B --> C["🤔 Eldöntöd ki
késett a fizetéssel"]
C --> D["✍️ Megírod a felszólítást
kézzel"]
D --> E["📧 Elküldöd
az emailt"]
end
style TE fill:#fef2f2,stroke:#fca5a5,stroke-width:2px
style A fill:#fee2e2,stroke:#ef4444,color:#991b1b
style B fill:#fee2e2,stroke:#ef4444,color:#991b1b
style C fill:#fee2e2,stroke:#ef4444,color:#991b1b
style D fill:#fee2e2,stroke:#ef4444,color:#991b1b
style E fill:#fee2e2,stroke:#ef4444,color:#991b1b 📋 Mielőtt elkezded: az Excel tábla felépítése
A flow-nak szüksége van arra, hogy az adataid egy formális Excel táblában (nem csak tartományban) legyenek. Ha még nincs így, jelöld ki az adataidat, és a Beszúrás menüből hozz létre egy táblát. A táblának az alábbi oszlopokat kell tartalmaznia:
Ügyfél neve
A cég vagy személy neve
Az ügyfél email címe
Fizetési határidő
Dátum formátumban
Státusz
pl. Fizetve / Függőben
Számlaszám
Azonosításhoz
Összeg
Opcionális, az emailbe kerülhet
💡 Az Excel fájlt tárold OneDrive-on vagy SharePointon — csak így tud a Power Automate hozzáférni felhőből.
🟢 A megoldás — 4 lépéses flow
Trigger: Ütemezett indítás
Lépj be a make.powerautomate.com felületre, és dobj össze egy Ütemezett felhőfolyamatot. Állítsd be így: Intervallum: 1 nap, Óra: 8:00. Ez a kis robot minden reggel 8-kor automatikusan elindul a háttérben.
Olvasd be az Excel táblát: "List rows present in a table"
Hozz létre egy Excel Online (Business) lépést: „List rows present in a table". Tallózd be a OneDrive-on lévő Excel fájlodat és válaszd ki a táblát. Ez az a pont, ahol a robot beolvassa az összes számlát és az ügyfelid adatait.
Filter Array: Szűrd ki a csúszásban lévőket
Húzz be egy „Filter array" (Adatműveletek → Tömb szűrése) lépést. Adjuk meg neki ezt a két feltételt (ÉS / AND kapcsolattal):
Fizetési határidő < formatDateTime(utcNow(), 'yyyy-MM-dd')
Státusz is not equal to "Fizetve"
Így biztosra veheted, hogy csak az fog emailt kapni, akinek már lejárt a fizetési határideje ÉS tényleg nem is fizetett.
Outlook: „Send an email (V2)"
A Filter Array kimenetén egy „Apply to each" cikluson belül add hozzá az Outlook „Send an email (V2)" lépést. A „To" mezőbe húzd be az Email dinamikus értéket, a tárgyba és a törzsbe pedig tetszőlegesen használhatsz más mezőket is, például:
Tárgy: Emlékeztető: [Számlaszám] fizetési határideje lejárt
Törzs: Tisztelt [Ügyfél neve]! Nyilvántartásunk szerint a(z) [Számlaszám] számú, [Összeg] Ft értékű számlánk fizetési határideje [Fizetési határidő] volt...
graph TD
subgraph AUTO["⚡ Power Automate minden reggel"]
direction TB
A["⏰ Naponta reggel 8-kor
elindul a folyamat"]
A --> B["📋 Beolvassa az Excel
tábla összes sorát"]
B --> C["🔍 Szűrés: határidő lejárt
ÉS státusz ≠ Fizetve"]
C --> D["📧 Sablon-email kiküldése
az ügyfél email címére"]
end
style AUTO fill:#f0fdf4,stroke:#86efac,stroke-width:2px
style A fill:#dcfce7,stroke:#22c55e,color:#166534
style B fill:#dcfce7,stroke:#22c55e,color:#166534
style C fill:#dcfce7,stroke:#22c55e,color:#166534
style D fill:#dcfce7,stroke:#22c55e,color:#166534 ✅ Az eredmény
Minden reggel 8-kor a rendszer maga végignézi a számlatáblát, kiszűri a késedelmeseket, és automatikusan elküldi a felszólítást — a te neveddel, a te email fiókodból. Te reggel kávézol, nem felszólításokat írsz. Soha nem felejted el, nem kell kínosan kézzel megírni, és skálázható akármennyi ügyfélre.
🔗 Kapcsolódó tippek
Power Automate · Outlook · SharePoint
Bejövő számlák automatikus lementése →
Mielőtt emlékeztetőt küldesz, automatizálhatod a számlák begyűjtését is.
Power BI · Power Query
Power BI: mindig a legfrissebb fájl töltődjön be →
Az Excel számlatábládat Power BI dashboardon is követheted — ki fizetett, ki nem.
Ez csak egy példa — a logika ugyanígy alkalmazható bármilyen határidős folyamatra!
Szerződés-megújítási emlékeztetők, belső jóváhagyási határidők, projekt mérföldkövek — ha van Excel táblád és van határidő oszlopod, ugyanezt a mintát tudod alkalmazni. Megmutatom, hogy illeszthető a ti meglévő folyamatotokba.