Órák helyett automatika: Bejövő számlák és mellékletek önálló lementése
Minden nap tucatnyi Számla, Teljesítésigazolás vagy jelentés érkezik emailben, amit egyesével kell letöltened, átnevezned és elraknod a megfelelő mappába? Mutatom a legstabilabb, bolondbiztos megoldást erre.
A probléma
Érkezik egy email. Megnyitod. Rákattintasz a csatolmányra, "Mentés másként". Kikeresed a hálózati meghajtón vagy a SharePointon a megfelelő mappát. Átírod a fájlnevet, hogy tudd is, kitől jött (pl. "2026_03_T-Systems_szamla.pdf"). Egy fájlnál 2 perc. Napi 30 fájlnál már 1 óra masszív robotmunka ez, ami alatt semmi érdemit nem csináltál.
Te csinálod — minden nap
A megoldás — 3 stabil lépés
Használd az Outlook Triggert
A make.powerautomate.com oldalon hozz létre egy Automatizált felhőfolyamatot. Indítónak válaszd az "Új e-mail érkezésekor (V3)" opciót. Itt megadhatod, hogy csak akkor induljon el a robot, ha a levél tartalmaz csatolmányt, és a tárgyban szerepel például az, hogy "számla".
Csomagold ki a mellékletet (Feltétel)
Gyakori probléma, hogy az email aláírásában lévő kis logókat (pl. kis Facebook ikon) is mellékletként kezeli a rendszer. Ezért rakj be egy Feltételt (Condition), ami megvizsgálja, hogy a csatolmány neve tartalmazza-e a ".pdf" kiterjesztést. Csak akkor menjen tovább a folyamat, ha ez igaz.
Dinamikus mentés a SharePointra
Az IGEN ágon válaszd a "Fájl létrehozása" (Create file) SharePoint vagy OneDrive lépést. A legszebb az egészben: a fájlnév mezőbe betehetsz dinamikus adatokat! Például: [Beérkezés ideje]_[A feladó neve].pdf. A tartalomhoz pedig egyszerűen behúzod az előző lépésből a "Melléklet tartalmát". Ha ez a mappa SharePointon van, Power BI adatforrásként is rákötheted.
Power Automate — automatikusan
Az eredmény
Amikor érkezik egy számla (vagy bármilyen specifikus dokumentum), a Power Automate csendben a háttérben megfogja, kiszűri belőle a sallangot, átnevezi a céges szabványnak megfelelően, és berakja a közös mappába. Ez a típusú folyamat szinte sosem esik szét, technológiailag 100%-ig stabil, évekig működik karbantartás nélkül.
Ha egy ilyen apróság napi 1 órát spórol — képzeld el, mit érhetsz el a teljes céges folyamatoknál!
Nemcsak a saját munkádat teheted kényelmesebbé, hanem az egész csapatod információcseréjét. Hiteles és atomstabil megoldások.
Kapcsolódó tippek
Power Automate · Excel · Outlook
Automatikus késedelmes számla emlékeztető →
Ha már lementetted a számlákat, ezt is automatizálhatod: ki nem fizetett időben?
Power BI · Power Query
Power BI: mindig a legfrissebb fájl töltődjön be →
A SharePoint mappát, ahova a számlák kerülnek, Power BI adatforrásként is használhatod.